Memperbaharui Enterprise Architecture dengan Pemeliharan, Pengawasan, dan Pengaturan

Diterjemahkan dari Enterprise Architecture and New Generation of Information System, Dimitris N. Chorafas. ST Lucie Press. 2002.

1. Pemeliharaan

Pemeliharaan EA harus dipenuhi dalam struktur pelaksanaan peraturan dan mekanisme kendali konfiguasi perusahaan. Pemeliharaan EA adalah tangung jawab Chief Information Officer (CIO), Chief Architec (CA), dan Enterprise Architecture Program Management Office (EAPMO). Tim inti arsitektur secara periodik menilai dan menyelaraskan EA dengan perubahan praktik bisnis dan menerapkan teknologi. EA harus tetap diselaraskan dengan proyek modernisasi organisasi dan begitupula sebaliknya.

1.1. Memelihara EA Dalam Rangka Meningkatkan Perusahaan

Jika EA tidak sesuai dengan kondisi terkini, maka ia akan segera menjadi sesuatu yang tidak berguna, padahal ia dibuat untuk meningkatkan perusahaan dari kondisi terkini. Jika kondisinya seperti itu perusahaan akan terbatasi kemampuannya dalam mencapai tujuan dan misinya. EA mengharuskan organisasi spesifik dan struktur proses yang menjamin muatan EA terkini berlaku sepanjang waktu. EA harus merefleksikan pengaruh dari perubahan berkelanjutan dalam fungsi bisnis dan teknologi pada perusahaan, dan dalam peralihan, mendukung perencanaan modal dan manajemen investasi dalam rangka memelihara dari perubahan tersebut. Konsekuensinya, setiap komponen dari EA – baseline architecture, target architecture, sequencing plan, dan semua produk yang membuatnya – harus dipeliharan, tetap akurat, dan terkini.

1.1.1. Menilai ulang EA Secara Periodik

Secara berkelanjutan, khususnya dalam hubunganya dengan CPIC, EA harus ditinjau ulang dan dipastikan:

• Baseline architecture secara akurat harus dapat merefleksikan status infrastruktur TI terkini .
• Target architecture secara akurat harus dapat merefleksikan visi bisnis perusahaan dan teknologi yang sesuai.
• Sequencing Plan merefleksikan prioritas perusahaan yang berlaku dan sumber daya yang secara nyata tersedia.
  Penilaian harus menghasilkan pembaharuan terhadap EA dan perubahan sesuai dengan

proyek terkait. Baseline harus terus merefleksikan aksi yang diambil untuk menerapkan sequencing plan dan aksi sebaliknya yang dilakukan untuk memperbaharui lingkungan yang ada sebagai bentuk modernisasi organisasi. Penilaian EA dan pembaharuannya harus dikelola dan dijadwalkan.

1.1.2. Mengelola Produk untuk Merefleksikan Realitas

Agensi adalah entitas bisnis yang harus memperhatikan pendorong bisnis (termasuk aturan baru dan arahan eksekutif), memunculkan teknologi, dan kesempatan untuk perbaikan. EA merefleksikan perubahan dari Agensi, dan harus senantiasa merefleksikan kondisi terkini (baseline architecture), kondisi yang diharapkan (target architecture), serta strategi jangka panjang dan pendek untuk mengelola perubahan (sequencing plan).

Berikut ini adalah point penting dalam pemeliharaan EA:

1. Pastikan selalu arah bisnis dan proses harus merefleksikan operasi.
2. Pastikan agar arsitektur terkini merefleksikan perubahan sistem
3. Evaluasi kebutuhan pemeliharan sistem pada sequencing plan
4. Pemeliharaan sequencing plan sebagai perencanaan program yang terintegrasi
5. Lanjutkan untuk mempertimbangkan proposal untuk modifikasi EA

Proposal tesebut harus dipresentasikan dan ditinjau oleh Technical Resource Connection (TRC) (untuk peninjauan dilakukan oleh tim arsitekural dan Subject Matter Experts (SME)) dan diluluskan ke Enterprise Architecture Executive Steering Committee (EAESC) melalui rekomendasi. Apabila EAESC tidak mencapai konsensus, kelompok kerja akan ditugaskan untuk melakukan investigasi dan mengajukan rekomendasi tindakan.

2. Pengawasan Dan Pengaturan Program EA Secara Berkelanjutan

Tujuan dari pengawasan dan pengaturan EA adalah untuk memastikan bahwa praktik pengembangan EA, penerapan, dan diikutinya praktik pemeliharaannya yang didefinisikan dalam panduan praktis dan panduan EA terkait yang dirujuk oleh panduan ini (misalnya framework EA), dan untuk membantu pada situasi apapun dan bagaimanapun. Pengawasan dan pengaturan dilaksanakan secara berkelanjutan, fungsi terus menerus dilakukan melalui proses daur hidup EA. 

Pengawasan dan pengaturan adalah kunci yang menjamin kesuksesan program EA. Melaluinya, informasi dikumpulkan bagi para pengambil keputusan akuntabel untuk mengetahui apakah EA yang efektif telah dikembangkan, diterapkan, dan aktivitas pemeliharaan sudah dilaksanakan dan tujuan program EA telah dicapai sesuai dengan jadwal dan anggaran. EAESC, CIO, dan CA harus teliti dalam memastikan dan memvalidasi bahwa proses EA dan standar produk telah didefinisikan, dan referensi dalam panduan ini sedang dikerjakan. 

2.1. Memastikan Pengawasan Manajemen Program EA Berfungsi 

Pengawasan diterapkan untuk menjaga agar program senantiasa berada dalam relnya. Dengan melakukannya, EAESC, CIO, dan CA akan mendapatkan laporan (berupa perkataan atau tulisan, rutin dan ad hoc, formal dan informal) dan melakukan peninjauan untuk melihat apa yang terjadi dalam program dan apa yang diharapkan. Adalah tanggung jawab dari entias yang akuntabel untuk mendefinisikan kebutuhan informasi mereka, kapan seringnya dan bagaimana mereka memerlukannya, dalam bentuk dan muatan apa informanya, apakah harus divalidasi dulu atau tidak, dan lain sebagainya. Melalui informasi, EAESC, CIO, dan CA dapat memposisikan dirinya apakah pengawasan dan pengaturan telah sudah berada di tempatnya dan berfungsi dengan baik atau belum? 

2.2. Mengidentifikasi Program EA Yang Diharapkan Yang Tidak Ditemukan 

Melalui laporan dan tinjuan aktivitas, EAESC, CIO, dan CA akan dapat mengidentifikasi program EA yang diharapkan yang tidak dtemukan. Sebagai contoh, jika manajemen resiko telah efektif diterapkan, maka daftar resiko program secara regular dibuat, strategi mitigasi resiko didefinisikan, laporan dibuat dalam menerapkan strateg tersebut, dan apakah perkembangan yang sedang terjadi berhasil menunjukan item resiko. Juga audit konfigurasi secara periodik harus dilaksanakan untuk memastikan item konfigurasi EA telah didefinisikan, diawasi, dan dilaporkan. EAESC, CIO, dan CA dapat juga mempercayakan peninjauan independen kepada fungsi jaminan kualitas atau agen verivikasi dan validasi untuk memberi penjelasan deviasi dari ekspektasi. 

Deviasi tersebut mungkin terkait dengan rencana pengelolaan program, seperti penghilangan tugas pekerjaan, delay dalam menyelesaikan tugas pekerjaan, atau biaya tambahan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan; atau mungkin terkait dengan funsi pengelolaan, seperti tidak mengikuti prosedur kendali perubahan, tidak bertahan pada framework EA yang dipilih, atau tidak melibatkan SME dan pemilik domain dalam area bisnis dan teknis.

2.3. Mengambil Tindakan Yang Tepat Bagi Deviasi 

Manajemen harus segera mengambil dan menentukan tindakan untuk memperbaiki masalah berdasarkan prioritas. Contoh tindakan misalnya memasukan sumber daya tambahan (orang, alat, uang), membuat rencana tidak terduga, dan mendefinisikan tujuan dan lingkup EA, memperkenalkan mekanisme kontrol eksis yang hilang atau menguat dan peningkatan kesalahan.

Setiap perubahan rencana, proyek, dan / atau muatan arsitektur untuk menentukan deviasi harus dijustifiasi dalam basis biaya, keuntungan dan resiko. Dokumen perubahan harus menandai masalah, solusi, serta alternatif yang diambil dan yang ditolak karena pertimbangan prioritas.

2.4 Memastikan Peningkatan Yang Berkelanjutan

Kunci factor sukses bagi Enterprise Architecting:

• Proses EA harus sebagai kunci elemen pendukung dar operasi agensi, dan harus membantu fungsi operasi dalam performa misinya yang difokuskan kepada pelanggan.
  Keberhasilan Enterprise Architecting tidak hanya bergantung kepada fungsi organisasi TI, tetapi juga kepada partisipasi perusahaan yang total.
• Enterprise Architecting yang efektif memerlukan jaringan social, yakni komunikasi internal dan eksternal dan berbagi pelajaran yang dipelajari.