Framework untuk Strategic Management of Information Technology (SMIT)

Artikel ini merupakan intisari dari tesis Raquel terkait kerangka kerja SMIT yang disusun sebagai panduan dalam analisa SMIT. Penjelasan lebih jauh dari intsari ini dapat dibaca langsung dari tesis Raquel yang berjudul, a Framework for the Strategic Management of Information Technology. SMIT adalah kerangka kerja holistic dari kerangka kerja untuk manajemen strategis yang diperluas oleh kerangka kerja TI sebagai factor kompetitif.

Kerangka kerja Strategic Management of Information Technology (SMIT) yang dikembangkan oleh Raquel Flodström (2006) digunakan pada tahap analisa strategi sebelum pemilihan strategi kompetitif sebagai:

1. Alat komunikasi di antara manajer strategis sepanjang proses analisa strategi dan pemilihan strategi. Strategi kompetitif yang efektif dikembangkan oleh manajer dengan jalan memahami factor kompetisi dan keterhubungan antara satu factor yang lainnya, serta dampak perubahan lingkungan kompetitif. Pemahaman ini dicapai melalui komunikasi di antara manajer.
2. Alat analisa untuk mengembangkan strategi kompetitif dalam kondisi strategi TI yang selaras dengan strategi bisnis.
3. Alat evaluasi dan diskusi dalam analisa strategis. Kerangka kerja SMIT dapat menjelaskan hubungan kompleks yang merupakan kombinasi interaksi di antara factor relevan seperti lingkungan kompetitif, strategi kompetitif, factor kompetitif dan hasil kompetitif. Dapat pula digunakan untuk memahami factor yang berbeda dari proses kompetitif.

Gambar 1. Kerangka kerja SMIT, sumber: Raquel, 2006.

3.1. Lingkungan Kompetitif

Lingkungan kompetitif adalah lingkungan dalam konteks kompetisi yang sedang terjadi yang meliputi bisnis suatu organisasi. Lingkungan kompetitif atau sering disebut dengan lingkungan atau pasar mempengaruhi pemilihan strategi oleh manajemen, terkait dengan apakah keuntungan kompetitif harus ditingkatkan atau dipertahankan. Pemilihan strategi tersebut akan mempengaruh hasil kompetitif.

Lingkungan kompetitif adalah semua kondisi eksternal yang mungkin mempengaruhi dan berpengaruh terap kompetisi bisnis suatu organisasi. Lingkungan kompetitif merupakan nilai tinggi bagi manajemen strategis sehubungan dengan perannya dalam meningkatkan keuntungan kompetitif sebagaimana disebutkan oleh Pitkethly (2003),

Competitive advantage is in fact meaningless as concept unless it is used in the contect of a given competitive environtment. An advantage has to be gained over something other than the prossessor of the advantage, in resect of some criteria relevant to a common objective and in relation to a given location and competitive environtment

Batasan wilayah meliputi lingkungan internal yang dibatasi oleh wilayah organisasi, dan lingkungan eksternal yang berada di luar organisasi. Lingkungan kompetiif diklasifikasikan sebagai berikut

1. Lingkungan kompetitif secara umum yang berhubungan dengan semua factor umum yang mempengaruhi hal terkait dengan organisasi.
2. Lingkungan kompetitif yang meliputi: 1) Lingkungan industry terkait dengan industry di mana organisasi berkompetisi padanya dan juga kelompok strategis yang mana organisasi merupakan bagian dari padanya; dan 2) Lingkungan unit bisnis meliputi lingkungan kompetitif dekat yang direpresentasikan oleh organisasi, untuk mendapatkan pelanggan dan nilai tambah.

Identifikasi lingkungan kompetitif umum dapat dilakukan dengan menggunakan tiga teknik:

1. Identifikasi factor luar yang relevan dengan menggunakan model untuk menganalisa factor politik, ekonomi, social, dan teknologi (PEST)
2. Identifikasi kecenderungan yang berhubungan dengan kebutuhan strategis untuk meramalkan bagaimana lingkungan kompetitif akan berubah.
3. Identifikasi lingkungan global terkait dengan cara kerja global dengan memanfaatkan TI.

Lingkungan kompetitif berhubungan secara langsung dengan tiga factor, yakni strategi kompetitif, factor kompetitif, dan hasil kompetitif.

Gambar berikut ini merupakan kerangka kerja yang mengilustrasikan hubungan di antara ketiga factor

Gambar 2. Kerangka Kerja Untuk Lingkungan Kompetitif

Sebagaimana nampak pada gambar 2, hasil kompetitif didefinisikan berdasarkan kepada lingkungan kompetitif terkini dan perubahannya di masa datang. Hasil kompetitif dipengaruhi oleh strategi yang diambil, dan dapat dalam bentuk keuntungan kompetitif sementara, keuntungan kompetiif berkeanjutan, atau tidak memberikan keuntungan sama sekali. Manajemen stategis menentukan apakah keuntungan kompetitif yang merupakan hasil kompetitif dipertahankan atau ditingkatkan sesuai dengan kondisi lingkungan kompetitif. Dengan demikian maka hasil kompetitif dipengaruhi oleh manajemen strategis dan secara tidak langsung oleh lingkungan kompetitif.

Lingkungan kompetitif dapat dalam keadaan static dan juga dinamik. Dalam kondisi static, lingkungan kompetisi dalam keadaan tetap. Dalam kondisi ini, tidak ada interaksi antara lingkungan dan tindakan competitor yang membuat lingkungan stabil. Sementara dalam kondisi dinamik, lingkungan selalu berubah-ubah.

3.2. Hasil Kompetitif

Sekalipun tujuan strategi adalah untuk mencapai keuntungan, namun sangat mungkin strategi tidak berhasil mencapainya. Misalnya apabila organisasi hanya berinvestasi teknologi atau mengikuti teknologi yang digunakan oleh kompetitornya maka tidak akan memberikan keuntungan apapun, karena keuntungan hanya diperoleh hanya dengan menggunakan teknologi untuk mendukung bisnis dan menciptakan nilai lebih.

Porter (1985) mendefinisikan keuntungan kompetitif sebagai berikut, ‘Competitive advantage is the ability to earn returns on investment persistently above the average for the industry.’ Keuntungan kompetitif yang berkelanjutan terjadi dalam kondisi competitor tidak menerapkan strategi yang sama dengan strategi organisasi [Barney, 1991], atau strategi yang dikembangkan organisasi sulit ditiru.

Menurut Raquel (2006) implementasi teknologi tidak menyediakan keuntungan kompetitif yang berkelanjutan karena teknologi tersedia secara umum sehingga memungkinkan memberikan keuntungan yang sama bagi organisasi dan competitor. Menurut penulis, keuntungan kompetitif dari teknologi tergantung kepada bagaimana teknologi itu digunakan, yang mungkin saja berbeda-beda penggunaannya di setiap orgaisasi, tergantung ketersediaan sumber daya manusia dan sejumlah kemampuan lainnya, seperti financial dan infrastruktur penunjang.

3.3. Manajemen Strategis

3.3.1. Manajemen Bisnis

Faulkner Et Al. (2003) mendefinisikan strategi kompetitif sebagai, ‘is about finding a strategy that is better than that of your competitors, and that thus enables you to make repeatable profits from selling your products and services.’ Strategi kompetitif didasarkan pada analisa lingkungan kompetitif dimaksudkan untuk mendapatkan strategi unik yang tidak dapat diikuti oleh competitor yang digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan hasil kompetitif (tujuan bisnis) yang berkesinambungan. Pembangunan strategi dapat menggunakan focus kompetitif berikut ini :

1. Forkus produksi: Economies of scale, di mana perusahaan bersaing dengan biaya rendah jika dibandingkan dengan kompetitornya, dan oleh karenanya cenderung mendominasi andil pasar. TI dipertimbangkan sebagai factor strategis dalam pendekatan ini karena dapat mengurangi biaya sekaligus mengefektifkan proses bisnis produksi. Menuru Christensen (2001, hal. 107), kompetisi berlandaskan economies of scale tidak akan memberikan keuntungan lebih besar dalam jangka waktu yang lama;
2. Fokus pemasaran dan distrbusi: Economies of scope yang berhubungan dengan lini produk yang luas, dengan membuat berbagai jenis produk untuk menghadapi perubahan kebutuhan pasar. Efisiensi dilakukan pada pemasaran dan distribusi. Pemasaran sejumlah produk dalam satu kesempatan diharapkan dapat menjaring keuntungan dari pelanggan di bandingkan menjual hanya satu produk;
3. Fokus sumber daya: Teori resource based view. Strategi yang memanfaatkan kekuatan internal firma untuk menjawab kesempatan lingkungan (Barney, 1991). Teori ini memfokuskan pada kombinasi unik faktor stabil internal perusahaan sebagai sumber keuntungan kompetitif. Menerapkan teori ini untuk TI dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan TI dengan organisasi dan mengkombinasikannya dengan kemampuan dalam menggunakan dan mengembangkan TI yang sulit ditiru oleh kompetitor sehingga menjadi factor kompetiif.
4. Fokus kemampuan: Kemampuan dinamis di mana perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan cepat untuk melakukan perubahan teradap lingkungan kompetitif.

Sejumlah factor kompetitif digunakan dalam mendefinsikan strategi kompetitif. Faktor kompetitif yang juga dikenal sebagai faktor strategis, adalah faktor yang memberikan beberapa nilai strategis berupa keuntungan kompetitif bagi organisasi. Bowman (2003) mendefinisikannya sebagai berikut: Strategic assets [competitive factors] are specific to the firm, and they either help the firm win business, or they assist in the delivery of products or services at lower costs than competitive firms.

Faktor kompetitif dikategorikan menjadi: 1) Factor internal seperti integrasi, kemampuan, pengelolaan pengetahuan, dan pembelajaran organisasi sebagai sumber kompetisi; dan 2) Faktor eksternal seperti posisi pasar. Kombinasi antara focus kompetitif, lingkungan kompetitif dan factor kompetitif menentukan hasil kompetitif.

Faktor kompetitif dikategorikan sebagai berikut:

1. Pemahaman umum, dengan tujuan untuk meneliti factor static dan dinamik yang mungkin mendukung atau mengendalikan keuntungan kompetitif.
2. Komplementer, yakni factor luar dan dalam perusahaan yang dapat digunakan untuk mendukung factor lainnya dalam rangka mencapai keuntungan kompetitif.
3. Dampak kompetitif, meliputi dampak makro (skala luas) dan mikro (skala terbatas).

Gambar 3. Faktor Kompetitif

Berikut ini adalah kerangka Strategi Kompetitif dengan memperhatikan penyelarasan strategi TI dengan strategi bisnis:

Gambar 4. Kerangka Kerja untuk Strategi Kompetitif dan Hasil Kompetitif

3.3.2. Manajemen TI

Strategi TI adalah strategi yang mengatur TI sebagai faktor kompetitif yang dapat memberikan keuntungan kompetitif berkelanjutan. Definisi Strategi Teknologi Informsi ditemukan di dalam Cardullo (1996, p. 54)

…a formal set of enterprise technological intentions that allocates available factors and sets priorities based on clearly stated technological and enterprise objectives and a perceived environment in which the process is to be embedded.

Strategi TI juga dapat didefinisikan sebagai teknologi spesifik yang diperlukan untuk menyampaikan dan menjamin aliran informasi, seperti arsitektur TI, standar teknis, tingkat jaminan sekuritas, dan manajemen risiko.

TI adalah factor penting yang memungkinkan dicapainya keuntungan kompetitif. TI adalah faktor kompetitif sebab pembangunan TI dan Internet telah memungkinkan pengolahan data di antara pelanggan, perusahaan, dan pasar. Selain itu, TI menyelesaikan masalah terkait dengan pengiriman informasi, biaya transaksi yang rendah, ketersediaan dalam waktu yang cepat, dengan tanpa melihat jarak geografik, dengan penambahan kemungkinan untuk mencapai keuntungan kompetitif.

Sebagai factor kompetitif, TI memeiliki karateristik sebagai berikut:

1. Karakter statis, dimana hanya terjadi perubahan kecil pada TI atau relative stabil.
2. Karakter dinamis, TI yang cenderung selalu berubah dan mempengaruhi kompetisi. Dengan sifat perubahannya tersebut, sulit bagi manajemen untuk memformulasikan strategi jangka panjang, dan untuk meramalkan dampak pembangunan TI yang baru pada lingkungan kompetitif yang secara pasti akan mempengaruhi daya saing organisasi.

Karena TI tidak sendirian dalam mencapai keuntungan kompetitif, factor lain di luar TI ikut andil dalam pencapaian tersebut. Faktor lain ini disebut factor komplementer yang bersumber dari dalam organisasi (internalitas) seperti pelatihan penggunaan teknologi, serta berbagi keahlian, pengetahuan dan informasi. Faktor lainnya berada di luar pengaruh manajemen (eksternalitas) seperti kejadian yang berdampak global, infrastruktur jaringan luar, dan perubahan lingkungan kompetitif.

Sebagaimana dengan fakor kompetitif bisnis, maka factor yang diperhatikan adalah dampak kompetitif dari penggunaan TI dalam skala mikro atau makro. Dalam skala mikro misalnya pengaruh pengiriman informasi melalui infrastruktur TI di dalam organisasi, dan dalam skala makro misalnya pengaruh pengiriman informasi melalui infrastruktur TI ke luar organisasi (dunia).

Gambar 5. TI sebagai Faktor Kompetitif

Lebih lengkap lihat: Raquel Flodström. 2006. A Framework for the Strategic Management of Information Technology. Department of Computer and Information Science Linköpings universitet, Linköping, Sweden