Mengkonfigurasi GMail pada GSuite untuk NBO Bebras Indonesia

Dalam kegiatan Workshop Bebras di Jakarta tanggal 31 Agustus 2018 silam, saya merespon kebutuhan email berdomain bebras dari ibu Inge (Inggriani Liem). Kebetulan saya pernah membantu setengah jalan mengonfigurasi GSuite Forum Dosen Indonesia. Saya menyediakan diri untuk mengajukan NBO Bebras agar mendapatkan hibah GSuite for Nonprofit. Dan di penghujung workshop, pak Adi Mulyanto menawarkan kepada saya untuk bergabung dalam OC NBO Bebras Indonesia. Saya menerimanya agar dapat membantu kebutuhan email tersebut.

Untuk pengajuan tersebut saya membuat akun email Bebras Indonesia di GMail pada tanggal 3 September 2018. Pada tanggal yang sama saya berhasil mendaftarkan NBO Bebras Indonesia sebagai anggota Techsoup Asia. Beberapa berkas terkait AKTA dan SK Kemkumham yang diperlukan untuk keperluan verifikasi diperoleh dari pak Adi. Dan pada tanggal 6 September 2018, NBO Bebras Indonesia terkualifikasi untuk mengakses donasi software melalui Techsoup Asia, termasuk donasi dari Google. 

Pada tanggal 9 September 2018, dengan berbekal token Techsoup Asia, saya mulai mengajukan permohonan kepada Google agar NBO Bebras Indonesia dapat mengikuti program Google untuk Lembaga Nonprofit, dan pada hari itu pula disetujui. Dan pada tanggal yang sama Google mengirimkan petunjuk untuk memproses G Suite for Nonprofits. Pengajuannya disetujui pada tanggal 13 September 2018. Dalam prosesnya saya membuat akun khusus untuk admin Google berdomain bebras.or.id di Konsol Admin G Suite. Oh ya, karena rekaman tag meta dari Google yang harus ditambahkan ke DNS untuk verifikasi agar G Suite nya aktif, saya dibantu oleh pak Naryo yang menjadi admin DNS Bebras Indonesia. 

Setelah G Suite nya aktif, saya kemudian menghubungi pak Adi untuk mendapatkan daftar akun biro. Pada tanggal yang sama, saya mendapatkan daftarnya untuk kemudian ditambahkan melalui konsol admin. Pada tanggal 10 September 2018, saya membuatkan folder di Google Drive untuk seluruh biro untuk keperluan pelaporan kegiatan. Saya juga membuatkan folder khusus yang bisa dibaca oleh akun berdomain bebras.or.id atau akun biro. Saya membantu pak Adi untuk membuatkan template peserta dalam format spreadsheet yang kemudian disimpan di folder khusus tersebut dan dibagikan di WAG Koordinator Biro. 

Saya baru ngeuh aplikasi Gmail nya belum bisa digunakan setelah mendapatkan informasi dari teman Biro dari ITB. Tanggal 29 Oktober 2018 saya mendapatkan akses ke cpanel bebras dari pak Naryo setelah mendapat izin dari pak Adi. Setidaknya ada dua langkah penting untuk penyiapan aplikasi GMail nya: 1) penyesuaian MX di Setelan Lanjutan Gmail, dan penambahan rekaman MX di hosted-domain Bebras; serta 2) penambahan rekaman spf di DNS nya di Bebras. Setelah mencari waktu lapang untuk menindaklanjutinya, akhirnya langkah pertama bisa selesai sendiri pada tanggal 2 November 2018, dan langkah kedua selesai dibantu oleh Nikki dari Google Support pada hari ini tanggal 7 November 2018.

Sampai tahap pertama akun email bisa menerima email dari luar, tetapi tidak bisa mengirimkan email ke luar. Hal ini saya tanyakan ke Google Support. 

Akhirnya dengan bantuan dari Nikki (Google Support) rekaman SPF ini berhasil ditambahkan :

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Setelah penambahan rekaman tersebut, saya bisa membalas email atau mengirim email ke luar.