Layanan Informasi Akademik

Istilah layanan informasi akademik dikenal di Indonesia seperti di Universitas Islam Indonesia (www05) dan Universitas Sumatera Utara (www06). Layanan informasi akademik terdiri dari tiga kata :

1. Layanan yang berarti perihal atau cara melayani atau membantu menyiapkan apa-apa yang diperlukan seseorang (Depdikbud, 1995).
2. Informasi yang berarti komponen hasil dari proses (Loose, 1997) memberi tahu (Machlup, 1980), atau data yang berarti dan berguna yang disampaikan kepada pengguna tertentu (O’Brien dan Marakas, 2008).
3. Akademik yang berarti berhubungan dengan pendidikan, khususnya belajar di sekolah dan universitas (Hornby, 2000).

Di dalam Hornby (2000) dijelaskan bahwa layanan sepenuhnya tersedia untuk digunakan oleh seseorang, untuk membantunya, atau untuk menyediakan sesuatu yang diperlukannya. Jika sesuatu yang diperlukan seseorang adalah informasi akademik dan seseorang tersebut adalah mahasiswa, maka layanan informasi akademik sepenuhnya tersedia untuk digunakan oleh mahasiswa, untuk membantunya, atau untuk menyediakan informasi akademik yang diperlukannya.

Tentang siapa yang menjadi pelayan disebutkan dalam pengertian layanan lainnya dalam Hornby (2000), yakni pekerjaan yang dilakukan seseorang untuk organisasi. Dalam konteks layanan informasi akademik, organisasi yang dimaksud dalam pengertian tersebut adalah sekolah atau universitas. Sementara yang dimaksud dengan seseorang (someone) menurut Hornby (2000) adalah person yang berarti manusia (human being) sebagai individu. Di sekolah dan universitas diketahui staf tata usaha memiliki peran sebagai seseorang yang membantu mahasiswa menyediakan informasi akademik yang diperlukan mahasiswa. Dan setiap orang yang memiliki peran sama dengan staf tata usaha adalah seseorang yang dimaksud dalam pengertian layanan tersebut.

Sekalipun seseorang difahami sebagai manusia, namun pada masa kini bukan hanya manusia yang dapat membantu mahasiswa menyediakan informasi akademik yang dibutuhkannya. Gabhart dan Bhattacharya (2008) menjelaskan bahwa pekerjaan dapat dikerjakan oleh manusia ataupun perangkat lunak otomatisasi proses bisnis. Perangkat lunak yang dikenal sebagai agent tersebut mengambil alih fungsi orang dalam proses bisnis (Anwar dan Warnars, 2009). Oleh karenanya seseorang dalam pengertian layanan dapat difahami lebih luas lagi sebagai manusia dan agent.

Layanan informasi akademik di University of Southern Queensland dikelola oleh divisi layanan informasi akademik (www07). Di West Virginia University, layanan informasi akademik merupakan bagian dari unit layanan dukungan TI (www08). Penjelasan ini menggarisbawahi lokasi pertama atau organisasi yang dapat dituju untuk menemukan data atau literatur terkait layanan informasi akademik.

Berikut ini adalah informasi akademik yang disediakan bagi penggunanya oleh layanan informasi akademik di sejumlah perguruan tinggi :

1. Informasi bagi sivitas akademik atau pengguna internal kampus, seperti jadwal kuliah, aktivitas kuliah, rencana studi, nilai akhir ujian, indeks prestasi semester berjalan, indeks prestasi kumulatif, atau monitoring prestasi akademik (www09; www03; www10). Informasi ini diperlukan oleh mahasiswa, orang tua / wali mahasiswa, dosen (www03), personil jurusan dan perguruan tinggi, fakultas, dan staf yang secara langsung terlibat dalam konsultasi akademik mahasiswa (www11).
2. Informasi bagi masyarakat atau pengguna eksternal kampus, seperti informasi penerimaan mahasiswa baru, hasil ujian saringan masuk, biaya kuliah mahasiswa baru, berita seputar kampus, dan lokasi kampus (www10). Informasi ini digunakan oleh pengunjung, tetangga, dan publik (www04).

Secara keseluruhan layanan informasi akademik dapat difahami sebagai perihal atau cara melayani atau membantu menyiapkan informasi akademik yang dibutuhkan oleh pengguna internal ataupun eksternal kampus, yang dilaksanakan oleh manusia ataupun agent, yang berada di bawah tanggung jawab pengelolaan unit tertentu dalam struktur organisasi sekolah atau universitas.